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21世紀初,隨著信息技術的發展,越來越多的企業為了適應新經濟時代的生存環境,進行大刀闊斧的改革,企業管理模式也開始呈現辦公分散化的趨勢。

一方面,更多企業走上國際化道路,分支機構、合作伙伴遍布全球,不同地區、不同時區的大量業務往來,使異地辦公方式大行其道;伴隨而來的人員頻繁外出、出差,使得人們對移動通訊、移動辦公的呼聲越來越高。

另一方面,為精簡機構、提高工作效率、降低辦公成本,越來越多的企業開始選擇讓員工在家辦公。據統計,在美國已有3000萬人在家中遠程辦公,占美國工作人口的16%-19%。隨著個人電腦和互聯網應用技術的普及,居家辦公在其他國家也呈快速增長之勢。人們依靠一臺計算機接入專網或者互聯網辦公,與組織溝通,與同事協同辦公。 企業管理面臨問題新經濟條件下的分散化辦公方式為我們帶來了更多的便利、更高品質的生活;

然而與此同時,分散化辦公也給企業管理帶來很多新問題:

通訊方式單調,各地通訊網絡條件有差異,無法及時處理事務
審批程序不能照常進行,需要簽字蓋章的各種申請、報告、合同用郵遞方式傳遞低下;
更多的管理者為了參加各地舉行的工作會議不停的奔波,費時費力
傳統的局域網環境下運行的辦公系統無法滿足分散辦公,管理流程運轉不暢
大量企業機密信息只能通過外部E-mail傳遞,安全性令人擔心
企業各分支機構資料庫各自為政,無法及時交換數據,造成重復錄入、資源浪費

 

企業辦公方案概述

“網聯科技辦公系統”是網聯科技有限公司適應全球信息化發展潮流,面向企業與政府機構的遠程辦公的需求而推出的綜合性解決方案。適合“在家辦公”、“異地辦公”、“移動辦公”等多種遠程辦公模式,該系統與傳統的局域網內集中辦公模式相結合,提供以電子郵件、即時通訊為核心的商用網絡綜合通訊平臺服務,面向項目與團隊管理的交流協作,以及以知識管理為基礎的辦公事務關系管理功能,并實現公文流轉、在線審批等遠程工作流管理功能,具有簡單、方便、安全、實用的特點。

 

技術特點:

從應用的角度來說“網聯科技企業OA辦公系統”軟件開發將滿足以下幾點:

1、 先進性 整個系統開發應采用國際上先進并且成熟的計算機技術、網絡技術以及安全加密等技術,采用了微軟的.NET架構,SqlServer2000作為后臺數據庫系統;
2、 實用性 系統的研發,是在大量的考察和歸納企業管理和經營模式的基礎上,總結開發出來的,因此該系統擁有很好的通用性,適合大部分企業的應用和推廣;
3、 安全性 系統通過統一的控制臺進行監控和管理,服務器采用多重防火墻技術和多重備份機制,確保系統的安全使用;
4、 擴展性 系統采用模塊式開發,利用各種技術手段進行掛接與集成,保證系統的擴展性;
5、 透明性 機構不斷改革,管理流程不斷優化,系統如何適應經常性的需求變化? 網聯科技OA,通過表單、工作流的靈活定制,使系統能根據其自身的實際情況,制定適合本企業管理的工作流程,從而使用戶可以隨心所欲的定制各種流程和管理模式, 同時系統也就可以很容易的稍作修改就應用到不同的行業中去,因此,該系統擁有很高的透明性;
6、 標準化 系統的設計、開發、測試、維護都是嚴格按照ISO的相關規范,已形成各種詳盡的文檔,且通過監督、審核等手段保證系統文檔的正確性與實用性。

 

功能描述:

日常辦公

包含工作流轉、任務管理、公告管理、工作報告、工作計劃,實現完整辦公套件,具體如下:

1、 工作流轉:處理流程申請及流程管理控制功能,共分10個子模塊,具體如下:

1.1、 流轉申請:提交公文流轉申請;

1.2、 待辦工作:接收新發過來的待處理公文流程;

1.3、 在辦工作:當前用戶正在辦理的工作;

1.4、 已辦工作:已結束辦理的工作流程;

1.5、 擬辦工作:制定公文草稿,已備需要時啟用;

1.6、 催辦工作:當有積壓流程未處理時,可作催辦處理,并能瀏覽他人正在催辦的流程;

1.7、 流轉監控:查看監控流程辦理情況;

1.8、 管理監控:管理者可以監控、查看下屬的公文流轉情況;

1.9、 委托辦理:因特殊原因不能正常工作可以將權限移交給別人辦理;

1.10、 歸檔查詢:流程結束后自動歸檔到分類文檔庫,提供瀏覽查詢功能。

 

2、 任務管理:實現員工之間的任務分派和交流,具體有以下8個功能模塊:

2.1、 我參與的任務:顯示瀏覽員工本人參與的任務列表,提供完善的搜索查找功能,提供任務接收、

任務辦理功能;

2.2、 我創建的任務:顯示由員工本人創建發起的任務;

2.3、 我驗收的任務:顯示任務性質為員工本人驗收方式的任務列表,方便統計和管理;

2.4、 催辦任務:對于比較緊急的任務,可以催促相關人員盡快辦理;

2.5、 超期任務:查詢已過期任務;

2.6、 擬辦任務:制定任務計劃,在需要時提交給任務執行任;

2.7、 新建任務:創建任務,設置任務辦理人和有效期;

2.8、 任務監控:監控任務的辦理執行情況。

 

3、 公告管理:

3.1、 發布公告:發布公告信息,用戶可以選擇公告發布對象、生效時間、有效期、及帶附件信息等;

3.2、 公告管理:查看管理過往公告信息,提供通告評論功能。

 

4、 工作報告

4.1、 寫報告:報告分日報告、周報告、月報告,可以選擇多個接收者,并提供附件上載功能;

4.2、 發送的報告:提供已發出報告的管理和條件查詢功能;

4.3 、 接收的報告:提供工作報告的接收、查看及對接收報告的管理功能;

4.4、 草稿箱:保存未發出的工作報告。

 

5、 工作計劃

5.1、 當前計劃:制定當前計劃,分為“本周計劃”、“本月計劃”、“本季計劃”、“本年計劃”;

5.2、 我的計劃:按分類性質分別對“個人計劃”、“部門計劃”、“公司計劃”進行分類管理和查詢;

5.3、 共享計劃:顯示和查看“個人計劃”、“部門計劃”、“公司計劃”。

信息交流——提供員工信息交流及討論的平臺

1、 即時消息:在線員工及時交流及消息管理查詢功能;

2、 論壇: 提供員工交流社區,論壇管理員可以設置論壇板塊交流區及設置板主,板主可以管理刪除論壇

發貼員工可以在論壇發布和回復貼子;

3、 公告欄: 顯示和查詢過往公告信息。

個人助理——提供文件夾、郵件、文檔庫的管理功能

1、 文件夾管理:提供個人文件夾、部門文件夾和公共文件夾的管理功能,用戶可建、增加、修改和刪除

文件夾,提供個人和部門文件共享功能;

2、 外部郵件:

通過SMTP或POP3設置,用戶可以連接到外部郵件服務器,通過OA系統收發和管理自己的私人郵件;

3、 內部郵件: OA系統內部使用的郵件系統,僅限于OA系統內部人員管理使用;

4、 文檔庫:

創建庫文檔,提供文檔版本管理和修訂功能,并可將文檔授權給特定用戶、特定部門和特定人查看使用;

5、 部門反饋: 可以對個人、部門填寫反饋信息,增強部門間的互動和交流;

制面板

系統維護,包含對人事資料的錄入、權限分配、表單流程的定義和管理,公告及文檔庫管理的系統權限分配

1、 員工管理:包含員工類型及員工個人資料管理、角色管理、部門管理,可以動態添加修改員工分類和個

人資料、動態添加部門、角色及動態分配對應權限;

2、 表單管理:包含表單類型定義、表單模板管理和表單管理,用戶可以根據公司實際需要,動態添加適合

公司的表單,可以靈活定義表單元素、表單界面及表單版本控制功能;

3、 流程管理:包含工作流類型定義、流程定義、流程環節定義、流程步驟、環節辦理人權限及流程使用人

權限分配;

4、 公告管理:包含公告類型定義及辦理人系統權限分配; 文檔庫管理:包含對文檔庫的分類管理及使用

者授權。

 

產品的技術背景:

基于微軟.net framework框架
采用微軟C#語言
后臺數據庫采用SQL Server 2000

 

系統的功能模塊圍繞溝通、事務協作和控制為目的而設計:

Communication 溝通:通過郵件、公告、BBS論壇、自動提醒等功能構建快捷、有效的信息溝通平臺,使信息能在一定的時間內傳達到需要知道的員工處,大大降低了企業的溝通成本,為企業的快速反應奠定了基礎。

Collaboration 協作:通過任務協同、項目協同、事務流轉等功能創建協同工作平臺,不產生企業生產力的無效等待在日常事務中占了很大的比例,通過office的協同工作平臺和提醒機制能夠有效地縮短等待時間,提高工作效率。

Control 控制:通過嚴格的權限和信息呈現機制,可以讓決策層和管理層及時掌握其管轄范圍內員工的工作狀況和進展,突破下屬人員過多造成的管理瓶頸,使扁平式管理模式成為可能;并且可以根據企業的運作狀況,靈活建立為實現某一階段性目標的快速反應機制——項目。

 

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